Hapimag Algemene Vergadering

Philipp Ries, President of the Board of Directors

"Dank u voor uw loyaliteit"

Hassan Kadbi, CEO & Member of the Board of Directors

"Ondanks Corona veel bereikt"

Manuel Carrasco, Chief Hospitality Officer

"Vakantie ondanks lockdown"

Silvan Odermatt, Chief Financial Officer

"Succesvol crisismanagement"

eVoting

Met eVoting kunt u vanuit huis eenvoudig elektronisch uw stem uitbrengen. Daarvoor hebben we eenmalig uw verklaring van instemming nodig. 

Stemmen

U ontvangt de uitnodiging voor de volgende Algemene Vergadering van Aandeelhouders rond eind maart 2021.

Algemene Vergadering

De volgende Algemene Vergadering op 30 april 2021 zal zonder de fysieke aanwezigheid van aandeelhouders plaatsvinden. De aandeelhouders behouden uiteraard hun rechten. 

Algemene Vergadering 2021 zonder persoonlijke deelname

Geachte aandeelhouders,

Wegens de buitengewone omstandigheden in verband met de Covid-19-pandemie zal de volgende Algemene Vergadering van 2021 plaatsvinden op basis van artikel 27, lid 1 van de Duitse Covid-19-verordening 3 van 19 juni 2020, met uitsluiting van de persoonlijke deelname van de aandeelhouders. Persoonlijke deelname aan de Algemene Vergadering van 30 april 2021 is hierdoor uitgesloten.

Hoofdreden voor deze beslissing is de actuele situatie rond het coronavirus en het momenteel onzekere verdere verloop. Voor een Algemene Vergadering met fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders is planningszekerheid in het kader van de organisatie nodig. Deze kunnen we momenteel helaas niet geven. Daarnaast willen wij onze aandeelhouders en medewerkers niet blootstellen aan gezondheidsrisico's. 

Aandeelhouders behouden hun rechten
Alle aandeelhouders kunnen de onafhankelijke volmachthouder schriftelijke of elektronische instructies geven. In maart 2021 ontvangt u, zoals gewoonlijk, de stembiljetten per post. Natuurlijk zullen wij u na de Algemene Vergadering via de website en de nieuwsbrief gedetailleerd informeren over de uitslag van de stemming.

Wij willen u hierbij bedanken voor uw begrip, maar ook voor uw vertrouwen in en inzet voor Hapimag. Wij wensen u en uw naasten veel gezondheid. Voor vragen kunt u ons bereiken via onze Service Line 00800 3030 8080 (of +41 58 733 70 10) en via [email protected].

Philipp Ries
Voorzitter van de raad van bestuur 

De belangrijkste vragen en antwoorden

Wat is eVoting?
eVoting is de elektronische mogelijkheid om de onafhankelijk gevolmachtigde instructies te geven voor het uitoefenen van uw stemrecht tijdens de Algemene Vergadering.

Hoe kan ik gebruikmaken van eVoting?
Voorwaarde hiervoor is dat u Hapimag aandeelhouder bent en eenmalig een aandeelhoudersvolmacht en verklaring van instemming voor deelname aan de eVoting aan Hapimag hebt geretourneerd.

Hebt u dit nog niet gedaan? Print dan dit document uit en stuur het ingevulde en ondertekende originele exemplaar naar Hapimag. U ontvangt dan de toegangscodes voor het gebruik van eVoting samen met de uitnodiging voor de Algemene Vergadering.

Waarom is er een verklaring van instemming nodig?
Papierloze instructies aan de onafhankelijk gevolmachtigde en eenduidige identificatie van de aandeelhouder zijn alleen zo via elektronische weg mogelijk. Er hoeft alleen maar eenmalig een schriftelijke verklaring van instemming te worden afgegeven om jaarlijks de toegangscodes voor eVoting met de uitnodiging voor de Algemene Vergadering te ontvangen.

Waar kan ik zien of ik me al heb aangemeld voor de eVoting?
Of u zich al hebt aangemeld voor eVoting, kunt u zien in de reserveringsportal.

Moet ik mijn toestemming voor eVoting elk jaar vernieuwen?
Nee. Als u de aandeelhoudersvolmacht en verklaring van instemming voor de deelname aan de eVoting al ondertekend en het origineel naar ons teruggestuurd hebt, hoeft u deze in de volgende jaren niet opnieuw naar ons te sturen. Deze toestemming is geldig tot deze wordt herroepen.

Is er een deadline voor deelname aan de eVoting?
Ja. Om voor de Algemene Vergadering van 2021 gebruik te kunnen maken van eVoting, moet de origineel van de volmacht uiterlijk 20 februari 2021 door Hapimag zijn ontvangen, zodat de toegangscodes voor de latere elektronische instructies aan de onafhankelijk gevolmachtigde op tijd gegenereerd kunnen worden.

Hoe krijg ik de toegangsgegevens voor de eVoting?
De toegangsgegevens worden elk jaar opnieuw samen met de uitnodiging voor de Algemene Vergadering aan u verzonden.

Geef ik met de verklaring van instemming een volmacht aan Hapimag?
Nee, u geeft geen volmacht aan Hapimag. U stemt pas in een tweede stap, nadat u in maart de toegangsgegevens en de agenda voor de Algemene Vergadering hebt ontvangen. Daarbij beslist u zelf. Een onafhankelijke stemrechtvertegenwoordiger verzamelt uw stemmen en zorgt ervoor dat deze tijdens de Algemene Vergadering worden geteld.

In welke periode kan ik stemmen?
Vanaf het moment dat u eind maart 2021 uw uitnodiging ontvangt, kunt u stemmen. De laatste mogelijkheid om te stemmen voor de komende Algemene Vergadering is 30 april 2021. Op die datum moet de online-stemming afgerond zijn of moeten uw instructies fysiek bij het stembureau aanwezig zijn. 

Wie is stemgerechtigd?

Stemgerechtigd zijn alle aandeelhouders die op 28 februari 2021 in het aandelenregister van Hapimag vermeld staan.

Welke mogelijkheden voor het stemmen zijn er?
U kunt het heel eenvoudig vanuit huis stemmen. De snelste en eenvoudigste manier is online per eVoting op uw computer of iPad door te klikken op de betreffende instructie. U kunt uw instructies ook met de hand invullen en deze per post naar ons stembureau sturen. In beide gevallen voert een onafhankelijke gevolmachtigde uw instructies uit tijdens de Algemene Vergadering van 30 april 2021. U kunt ook schriftelijk een stemvolmacht geven aan een bevoegde aandeelhouder, bijvoorbeeld een aandeelhoudersvereniging.

Hoe werkt het precies met de onafhankelijke gevolmachtigde?
Alle papieren en elektronische instructies worden door de onafhankelijke gevolmachtigde gegeven, die op de Algemene Vergadering aanwezig is en door Hapimag is aangewezen. Hij is een Zwitserse notaris, die uitsluitend volgens de instructies stemt.

Wie is de onafhankelijke gevolmachtigde?
Florian Schneider is een Zwitserse notaris. Hij heeft uitsluitend een mandaat voor de Algemene Vergadering van Hapimag. Dit is het enige mandaat dat hij voor Hapimag uitoefent. Hij is onafhankelijk en neemt geen adviseursrol op zich. Dat betekent dat hij uitsluitend stemt volgens de instructies van de aandeelhouders en geen aanbevelingen doet.

Stemt de stemrechtvertegenwoordiger zoals ik dat wil?
Ja. De onafhankelijke stemrechtvertegenwoordiger stemt altijd in de zin van de aandeelhouder. Hij is daartoe wettelijk verplicht. De directie noch derden hebben invloed op hem. De gemachtigde stemrechtvertegenwoordiger is de Zwitserse notaris Florian Schneider. Hij handelt in uw opdracht, naar het volle vertrouwen en volgens strenge wettelijke voorschriften.

Let er op: Wanneer u de stemrechtvertegenwoordiger machtig zonder instructies te geven over de agendapunten, zal de onafhankelijke stemrechtvertegenwoordiger altijd voor de voorstellen van de Raad van Bestuur stemmen.

Heb ik met de verklaring van instemming eVoting al gestemd?
Nee, nog niet. U hebt er alleen mee ingestemd dat u eVoting zult gebruiken. Uw toegangsgegevens ontvangt u tijdig samen met uitnodiging voor de Algemene Vergadering in maart. Van die datum kunt u stemmen.

Wanneer vindt de volgende Algemene Vergadering plaats?
De Algemene Vergadering van 2021 vindt plaats op 30 april 2021.

Hoe en wanneer ontvang ik de uitnodiging?
Hapimag aandeelhouders krijgen de uitnodiging uiterlijk 20 dagen voor de Algemene Vergadering per post toegestuurd.

Waarom is er dit jaar geen persoonlijke deelname mogelijk?

Wegens de buitengewone omstandigheden in verband met de Covid-19-pandemie zal de volgende Algemene Vergadering van 2021 plaatsvinden op basis van artikel 27, lid 1 van de Duitse Covid-19-verordening 3 van 19 juni 2020 (die op haar beurt gebaseerd is op artikel 8 van de Duitse Covid-19-wet van 25 september 2020), met uitsluiting van de persoonlijke deelname van de aandeelhouders. Persoonlijke deelname aan de Algemene Vergadering van 30 april 2021 is hierdoor uitgesloten.

Alle aandeelhouders kunnen een onafhankelijke gevolmachtigde een schriftelijk of elektronische volmacht met instructies geven. Aandeelhouders die zich hebben aangemeld voor fysieke deelname aan de Waldmannhalle, te Baar, Zwitserland, krijgen de volmacht opnieuw toegestuurd, met het verzoek deze zo spoedig mogelijk te retourneren.

Downloads

Hebt u vragen of wilt u meer informatie?

Bel ons dan, wij staan voor u klaar. Telefoon: 00800 3030 8080 (alternatief: +41 58 733 70 10) of via het contactformulier.